Privacybeleid

1. Inleiding

NoxVerify Ltd. ("NoxVerify", "wij", "ons" of "onze") is een platform voor identiteitsverificatie, geregistreerd in de Turkse Republiek Noord-Cyprus (TRNC). Wij leveren wereldwijd verificatiediensten voor Know Your Customer (KYC), Know Your Business (KYB) en Know Your Merchant (KYM) aan organisaties.

Dit Privacybeleid beschrijft hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen wanneer u ons platform gebruikt, onze website bezoekt of met onze diensten interageert. Dit beleid is van toepassing op alle gebruikers van het NoxVerify-platform, waaronder Tenant-beheerders, analisten en de personen die het onderwerp zijn van verificatieprocessen ("Aanvragers").

Functionaris voor gegevensbescherming: [email protected]

2. Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van hoe u met onze diensten interageert:

Identiteitsgegevens

Volledige naam, geboortedatum, nationaliteit, door de overheid uitgegeven identificatienummers (paspoortnummer, nationaal identiteitsnummer, fiscaal identificatienummer), geslacht en geboorteplaats.

Contactgegevens

E-mailadres, telefoonnummer, postadres en zakelijke contactgegevens.

Documentgegevens

Afbeeldingen van identiteitsdocumenten (paspoort, nationale identiteitskaart, rijbewijs, verblijfsvergunning), bedrijfsregistratiedocumenten, oprichtingsakten en andere ondersteunende documentatie die tijdens de verificatie wordt ingediend.

Biometrische gegevens

Selfiefoto's, videoframes voor levendigheidsdetectie en afgeleide gezichtskenmerkvectoren die worden gebruikt voor biometrische vergelijking. Zie Sectie 9 voor gedetailleerde informatie over de verwerking van biometrische gegevens.

Screeningsgegevens

Resultaten van screening op witwassen (AML), controles op sanctielijsten, zoekopdrachten in databases van politiek prominente personen (PEP) en screening op negatieve berichtgeving in de media.

Apparaatgegevens

IP-adres, user-agent-tekenreeks van de browser, besturingssysteem, apparaattype, schermresolutie en apparaatvingerafdrukgegevens die tijdens verificatiesessies worden verzameld.

Gebruiksgegevens

Acties die op het platform worden uitgevoerd (paginaweergaven, knopklikken, API-aanroepen), tijdstempels, sessieduur en patronen in functiegebruik.

3. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming:

4. Hoe wij gegevens gebruiken

Wij gebruiken de persoonsgegevens die wij verzamelen voor de volgende doeleinden:

• Identiteitsverificatie: het verwerken van identiteitsdocumenten en biometrische gegevens om de identiteit van Aanvragers te verifiëren.
• Documentechtheid: het beoordelen van de echtheid en integriteit van ingediende identiteitsdocumenten door middel van OCR-extractie en documentanalyse.
• Biometrische vergelijking: het uitvoeren van levendigheidsdetectie en gezichtsvergelijking om te bevestigen dat de persoon die het document toont dezelfde persoon is als die erop is afgebeeld.
• Sanctie- en PEP-screening: het controleren van Aanvragers aan de hand van wereldwijde sanctielijsten, PEP-databases en bronnen van negatieve media.
• Fraudedetectie: het analyseren van apparaatgegevens, gedragspatronen en documentkenmerken om frauduleuze verificatiepogingen op te sporen en te voorkomen.
• Nalevingsrapportage: het genereren van audittrails, dossiers en nalevingsrapporten voor Tenants en regelgevende autoriteiten.
• Serviceverbetering: het analyseren van geaggregeerde gebruikspatronen om de prestaties, betrouwbaarheid en gebruikerservaring van het platform te verbeteren.

5. Gegevensdeling

Wij delen persoonsgegevens met de volgende categorieën ontvangers:

Subverwerkers

Wij schakelen vertrouwde subverwerkers in om ons te helpen bij het leveren van onze diensten. Hiertoe behoren aanbieders van cloudinfrastructuur, aanbieders van documentverificatie, aanbieders van biometrische vergelijking en aanbieders van screeningsgegevens. Alle subverwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten die hen verplichten persoonsgegevens te beschermen volgens ten minste dezelfde norm als dit beleid.

Regelgevende autoriteiten

Wij kunnen persoonsgegevens bekendmaken aan regelgevende autoriteiten wanneer dit wettelijk of door regelgeving vereist is, waaronder rapportageverplichtingen op grond van AML/CTF en reacties op verzoeken of onderzoeken van toezichthouders.

Rechtshandhaving

Wij maken persoonsgegevens uitsluitend bekend aan rechtshandhavingsinstanties wanneer wij daartoe worden gedwongen door een geldige juridische procedure (gerechtelijk bevel, dagvaarding of gelijkwaardig juridisch instrument). Wij stellen betrokken partijen op de hoogte voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen persoonsgegevens niet met adverteerders of marketingbedrijven.

6. Internationale doorgiften

Als wereldwijd platform kunnen persoonsgegevens tussen jurisdicties worden doorgegeven om onze diensten te leveren. Wij hanteren passende waarborgen voor alle internationale gegevensdoorgiften, waaronder:

• Modelcontractbepalingen (SCC's) zoals vastgesteld door de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie).
• Adequaatheidsbesluiten: wij vertrouwen op adequaatheidsbesluiten wanneer deze door de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit zijn vastgesteld.
• Certificeringsmechanismen en bindende bedrijfsvoorschriften waar van toepassing.
• Opties voor gegevensresidentie: Tenants met Enterprise-abonnementen kunnen jurisdictie-vergrendelde opslag configureren om ervoor te zorgen dat specifieke categorieën gegevens binnen aangewezen geografische regio's blijven.

7. Bewaring van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van de volgende richtlijnen:

• KYC/AML-verificatiedossiers: bewaard in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke jurisdictie, doorgaans 5 tot 10 jaar vanaf de datum van de verificatie of het einde van de zakelijke relatie.
• Biometrische gegevens: verwijderd na voltooiing van de verificatie. De maximale bewaartermijn bedraagt 3 jaar wanneer dit vereist is voor geschillenbeslechting of rechtsvorderingen.
• Accountgegevens: bewaard gedurende de looptijd van het account van de Tenant plus 1 jaar na sluiting van het account.
• Auditlogboeken: bewaard gedurende 10 jaar ter ondersteuning van toezichtsonderzoeken en nalevingsaudits.
• Gebruiks- en analysegegevens: bewaard in geaggregeerde, geanonimiseerde vorm. Gebruiksgegevens op individueel niveau worden na 2 jaar verwijderd.

Tenants kunnen aangepaste bewaarbeleid configureren binnen de grenzen van de toepasselijke wettelijke vereisten. Wettelijke bewaarplichten (legal holds) kunnen standaard bewaarschema's overschrijven wanneer dit wettelijk vereist is of in afwachting van een rechtszaak.

8. Uw rechten

Afhankelijk van uw jurisdictie kunt u de volgende rechten hebben met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: om bevestiging te verkrijgen of wij uw persoonsgegevens verwerken en om een kopie van die gegevens te ontvangen.
• Recht op rectificatie: om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden"): om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, met inachtneming van wettelijke bewaarverplichtingen.
• Recht op beperking van de verwerking: om de verwerking van uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, waaronder profilering.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking op toestemming berust, om die toestemming op elk moment in te trekken.

Om uw rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek (of binnen de kortere termijn die de wetgeving inzake gegevensbescherming van uw jurisdictie vereist).

Indien u een Aanvrager bent wiens gegevens door een Tenant zijn ingediend, neem dan in eerste instantie contact op met de Tenant, aangezien deze de verwerkingsverantwoordelijke is voor uw verificatiegegevens.

9. Biometrische gegevens

Biometrische gegevens vormen een bijzondere categorie persoonsgegevens die onder ons beleid aanvullende bescherming geniet:

• Verzameling: biometrische gegevens (selfiefoto's en videoframes voor levendigheid) worden uitsluitend verzameld met de uitdrukkelijke, geïnformeerde toestemming van de Aanvrager.
• Doelbinding: biometrische gegevens worden uitsluitend gebruikt voor levendigheidsdetectie en gezichtsvergelijking met foto's op identiteitsdocumenten. Ze worden niet gebruikt voor surveillance, marketing of enig ander doel.
• Deelbeperkingen: biometrische gegevens worden niet gedeeld met derden voor reclame- of marketingdoeleinden. Ze worden uitsluitend gedeeld met onze subverwerker voor biometrische vergelijking met als doel het uitvoeren van de verificatie.
• Bewaring: biometrische gegevens worden verwijderd na voltooiing van de verificatie. In jurisdicties waar verlengde bewaring wettelijk vereist is voor geschillenbeslechting, bedraagt de maximale bewaartermijn 3 jaar.
• Afgeleide gegevens: gezichtskenmerkvectoren (wiskundige representaties) worden volgens hetzelfde schema verwijderd als de bron-biometrische gegevens.

10. Cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om ons platform te exploiteren en te verbeteren. Voor gedetailleerde informatie over de cookies die wij gebruiken en hoe u uw voorkeuren kunt beheren, verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

11. Kinderen

NoxVerify verzamelt of verwerkt niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar. Onze KYC-verificatiediensten zijn uitsluitend bedoeld voor identiteitsverificatie van volwassenen. Indien wij vaststellen dat wij onbedoeld persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, ondernemen wij onmiddellijk stappen om dergelijke gegevens te verwijderen.

12. Beveiliging

Wij hanteren robuuste technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• AES-256-versleuteling voor gegevens in rust.
• TLS 1.3-versleuteling voor gegevens onderweg.
• Beveiligingspraktijken en -controles afgestemd op SOC 2 Type II.
• Regelmatige penetratietests door onafhankelijke beveiligingsbeoordelaars.
• Op rollen gebaseerde toegangscontroles met het principe van minimale rechten.
• Uitgebreide auditlogging van alle activiteiten op het gebied van gegevenstoegang en -verwerking.
• Procedures voor incidentrespons met gedefinieerde escalatiepaden en kennisgevingstermijnen.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen geven wij ten minste dertig (30) dagen van tevoren kennis per e-mail aan geregistreerde Tenant-beheerders en door het bijgewerkte beleid op onze website te plaatsen. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan dit beleid wordt dienovereenkomstig aangepast.

14. Jurisdictiespecifieke rechten

Europese Unie (GDPR)

Indien u zich in de Europese Economische Ruimte (EER) bevindt, heeft u rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679. Onze rechtsgronden voor verwerking zijn uiteengezet in Sectie 3 hierboven. U heeft het recht een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit.

Turkije (KVKK)

Indien u zich in Turkije bevindt, worden uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de Turkse Wet bescherming persoonsgegevens nr. 6698 (KVKK). U heeft het recht om u te wenden tot de Autoriteit Bescherming Persoonsgegevens (KVKK-raad) indien uw verzoek aan ons niet binnen 30 dagen naar tevredenheid wordt opgelost.

Californië (CCPA / CPRA)

Indien u een inwoner van Californië bent, heeft u rechten op grond van de California Consumer Privacy Act (zoals gewijzigd door de CPRA). Wij verkopen uw persoonlijke informatie niet. U heeft het recht om te weten welke persoonlijke informatie wij verzamelen, het recht om uw persoonlijke informatie te verwijderen, het recht om u af te melden voor de verkoop van persoonlijke informatie (hoewel wij geen gegevens verkopen) en het recht op non-discriminatie.

Brazilië (LGPD)

Indien u zich in Brazilië bevindt, worden uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). U heeft rechten waaronder bevestiging van verwerking, toegang tot gegevens, correctie, anonimisering, gegevensoverdraagbaarheid, verwijdering en informatie over gedeelde gegevens. Neem contact op met de ANPD (Nationale Autoriteit voor Gegevensbescherming) indien uw rechten niet naar tevredenheid worden behandeld.

China (PIPL)

Indien u zich in de Volksrepubliek China bevindt, wordt uw persoonlijke informatie verwerkt in overeenstemming met de Personal Information Protection Law (PIPL). U heeft het recht om te weten, te beslissen, te beperken, te weigeren, in te zien, te kopiëren, te corrigeren en uw persoonlijke informatie te verwijderen. Grensoverschrijdende doorgiften zijn onderworpen aan beveiligingsbeoordelingen, standaardcontracten of certificeringen zoals vereist door de Cyberspace Administration of China.

Zuid-Korea (PIPA)

Indien u zich in Zuid-Korea bevindt, worden uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de Personal Information Protection Act (PIPA). U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering en opschorting van de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij stellen een privacyfunctionaris aan zoals vereist door PIPA.

15. Contact

Voor vragen met betrekking tot privacy kunt u contact met ons opnemen: